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El coronavirus ha cambiado la forma de trabajar para muchos. Hoy la mayoría de los trabajadores están aplicando el teletrabajo, también conocido como home office o trabajo remoto. Obviamente, la situación actual producto de la cuarentena y el aislamiento social dista mucho de la normalidad de trabajar en casa pero varios han tenido que adaptarse lo mejor posible a este nuevo escenario.
Hace más de dos años empecé a trabajar de forma remota en Faro Travel, Go Chile y Let’s Visit Perú. A raíz de mi experiencia y de la forma en la cual trabajamos en la empresa en la que trabajo, quise hacer este artículo para darles algunos consejos a quienes recién están iniciando en esta modalidad de trabajo o, quienes han tenido que adaptarse debido a la crisis sanitaria por el COVID-19.
Te recomiendo leer este artículo: Pros y contras del trabajo remoto
Herramientas útiles para el home office o teletrabajo
Existe un sinfín de herramientas y aplicaciones que utilizamos en el mundo del teletrabajo y aquí les dejo las principales para que puedan probar cuáles les funcionan mejor en sus casos.
Para videollamadas
Google Hangouts
Google Hangouts es lejos mi favorito para el teletrabajo, o puede ser también por costumbre ya que llevo utilizándolo hace más de dos años. Es ideal para las pequeñas empresas o para dar clases personalizadas porque permite hasta 25 participantes (modo profesional) y 10 personas (versión gratuita) en una videollamada. Me gusta porque no debes crearte una cuenta, sólo ingresas con tu correo electrónico y listo. Ah, y lo mejor de todo es que se sincroniza con Google Calendar así que me queda la notificación de la reunión en mi celular a modo de recordatorio.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Meet
Google Meet es bastante similar a Hangouts pero está orientada al mundo corporativo gracias a que puedes sincronizarlo con G Suite. Se pueden iniciar reuniones desde un navegador, smartphone, evento de Google Calendar —muy práctico porque te avisa a tu celular— o también Outlook. Además, permite la posibilidad de tener un número de participantes más masivo, según el plan contratado, desde las 100 personas.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Zoom
Esta aplicación se hizo muy popular entre quienes están aplicando el teletrabajo durante la cuarentena pese a que han salido diferentes noticias donde se habla que tiene problemas de privacidad y seguridad (se supone que se corregirían en la próxima actualización). Zoom es una aplicación que permite diferentes opciones como realizar videoconferencias masivas —la versión gratuita permite hasta 100 personas y grabaciones de 40 minutos— y también se puede grabar la sesión y compartir archivos. Destaca por su función de retoque de apariencia y la posibilidad de utilizar fondos virtuales en las videollamadas. Para uso en clases, posee una opción donde el estudiante puede levantar la mano virtualmente y así pedir la palabra, votar o hacer preguntas.
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
Skype
Me atrevería a decir que Skype es una de las primeras aplicaciones de videollamadas que se utiliza en diferentes partes del mundo, que permite hacer llamadas de hasta 50 personas (en su opción gratuita). Su última novedad es Meet Now, funcionalidad para crear reuniones en video de manera gratuita y con sólo tres clicks.
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
Microsoft Teams
Esta plataforma es parte de Microsoft, creada para ayudar al trabajo entre equipos de Office 365. Teams cuenta con chats privados, videoconferencias, notas y acceso a contenido relacionado. O puedes compartir documentos con otra persona. Hay una versión gratuita —admite hasta 300 participantes— y también tiene diferentes planes de pago según las necesidades de tu emprendimiento o empresa. Por la epidemia, tienen una prueba gratuita de seis meses de la versión de pago.
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
Facetime
Esta aplicación es nativa para usuarios de Apple y permite hacer llamadas o videollamadas de hasta 32 participantes.
↠ Disponible sólo para iOS y dispositivos móviles de Apple.
Whereby
Whereby permite la libertad de trabajar desde cualquier parte gracias a que se pueden hacer reuniones de video que funcionan desde diferentes navegadores, incluso en smartphones, sin la necesidad de descargar una aplicación. Eso sí, sirve más para pymes porque su versión gratuita sólo permite hasta 4 participantes, y la de pago hasta 50 personas. También permite compartir pantalla, grabar la videollamada y personalizar los enlaces de las reuniones.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Cisco Webex Meetings
Algunas empresas están empezando a utilizar Webex al ser una alternativa diferente debido a su privacidad. Este servicio pertenece a Cisco y ofrece la posibilidad de hacer audioconferencias y videoconferencias, cuenta con chat y permite compartir tu pantalla para proyectar una presentación, por ejemplo. Antes de la crisis sanitaria, el plan de prueba gratuito duraba 90 días pero hoy se puede usar de manera ilimitada, para reuniones con un máximo de 100 participantes, video HD, pantalla compartida y sala personal.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Para comunicarte con tu equipo
Slack
Slack es un software de colaboración pensado para el uso corporativo por lo que es una excelente herramienta de comunicación en equipo para aplicar en el teletrabajo. Destaca porque cuenta con diferentes canales donde los miembros del equipo pueden comunicarse de forma directa, y así no tienes un sinfín de mensajes y correos electrónicos que después no lees. Cada canal tiene una temática, que se define desde la empresa. Por ejemplo, en mi trabajo tenemos un canal dedicado a cada proyecto, otro «random» para compartir noticias de interés y así sucesivamente. Además tiene un historial de búsqueda para encontrar conversaciones o archivos pasados —ojo, la versión gratuita va eliminando los mensajes muy antiguos— y puedes hacer llamadas o compartir documentos.
Un dato: puedes silenciar los canales que no están 100% relacionados a tu área y, en caso de que te necesiten, te mencionan en la conversación y te llega una notificación. Yo lo uso para no desconcentrarme mientras escribo contenido, porque sabemos que en estos tiempos el tener una notificación genera un poquito de ansiedad.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Twist
Otra opción similar a Slack es Twist, plataforma que permite «chatear» con tus compañeros de trabajo a través de diferentes canales. Se diferencia porque da más libertad a la hora de contestar mensajes en el tiempo que más te acomode. También la probé pero aún siento que Slack es mi favorita para usar en el teletrabajo.
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
Esta aplicación de mensajería es una de las más universales y creo que la mayoría podemos decir que tenemos algún chat de trabajo en WhatsApp. Aunque es la más masiva con 2 mil millones de usuarios en el mundo, recomiendo dejarla para conversaciones más livianas o de ocio con los compañeros de trabajo, así se acostumbran a utilizar Slack, por ejemplo, para hablar de temas relacionados al trabajo.
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
Telegram
Otra opción similar a WhatsApp es Telegram, que cuenta con unos 200 millones de usuarios activos aunque —a nivel personal— siento que no es de las más populares en Chile.
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
Para manejar el tiempo y mejorar la productividad
Pomodoro
Uno de los grandes miedos del teletrabajo es la concentración y productividad estando en casa. Por lo mismo, si aún estás acostumbrándote a esta modalidad de trabajo es clave mantener el foco en tus tareas diarias para no desconcentrarte y sentir que tu jornada laboral nunca termina. Te recomiendo aplicar la técnica Pomodoro para administrar tu tiempo de forma eficiente. En resumen: este método consiste en trabajar concentradamente durante 25 minutos y luego darte 5 minutos de descanso.
Chimp or Champ
En mi mini investigación para este artículo llegué a Chimp or Champ y me gustó porque va muy a tono con la importancia de escuchar y saber qué siente el equipo, más aún en épocas de incertidumbre. Esta herramienta permite conocer la productividad de los integrantes y su satisfacción en el trabajo, todo de forma anónima. ¿Cómo funciona? Los martes, el equipo recibe un listado semanal a su correo electrónico, donde deben responder cómo se han sentido en la semana, argumentando las razones de su respuesta y entregando feedback. El viernes, el líder del equipo recibe estos datos, permitiendo que pueda conocer y analizar cómo mejorar las relaciones en el equipo.
Ojo: obviamente que para estos casos, el jefe «no-me-importa-mi-equipo» no es el target sino que el verdadero líder que busca escuchar a quienes trabajan con él/ella.
↠ Disponible para uso en computadores.
TickTick y Todoist
Estas dos herramientas cumplen funciones similares: son organizadores para aumentar la productividad y tener claro qué pendientes tienes en tu trabajo. Permiten añadir tareas y recibir recordatorios que se sincronizan con el calendario. También puedes compartir las listas con otros miembros de tu equipo y dejar comentarios.
↠ TickTick y Todoist están disponibles en iOS, Android y uso en computadores.
Mindnode
Esta herramienta sirve para hacer mapas mentales de ideas, muy práctico a la hora de realizar procesos creativos o de brainstorming. En Mindnode se pueden ir trabajando conceptos, y a partir de ellos ir uniendo ideas en equipo para armar el esquema. Es muy visual (clave para creativos) y además permite utilizar etiquetas, notas, stickers y apuntes.
↠ Disponible sólo para iOS y dispositivos móviles de Apple.
Evernote
Si necesitas organizar tu tiempo, Evernote te servirá para añadir tareas pendientes y priorizar las más importantes y así lograr una mejor productividad en tu día a día. También puedes hacer listas de proyectos, con plazos estipulados. Tiene registro gratuito y diferentes opciones de planes.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Para revisar tareas o gestionar proyectos
Trello
En mi caso utilizo Trello, herramienta colaborativa que permite manejar listados de tareas pendientes y asignarlas al miembro del equipo que le corresponde cumplirla. Puedes adjuntar prácticamente de todo: listas, enlaces, archivos e incluso clasificar con etiquetas y ponerle fecha de vencimiento (muy útil porque te llega una notificación cuando se acerca esa fecha y aún no se ha cumplido esa tarea). Les recomiendo aplicar la metodología Scrum al utilizar esta plataforma en el teletrabajo, así pueden ver los avances, qué quedó pendiente y sacar análisis semanales de los flujos de trabajo de cada integrante del equipo. Tiene versión gratuita y de paga.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
BaseCamp
En BaseCamp trabajan de forma remota hace 20 años, razón por la cual construyeron esta herramienta para organizar proyectos y estar al tanto de lo que está trabajando cada integrante del equipo en un momento determinado. Además, puedes hacer listas de pendientes, hablar en el chat grupal, calendarizar reuniones y compartir archivos.
Dato al margen: Jason Fried y David Heinemeier Hansson, fundadores de BaseCamp —antes 37signals— publicaron dos libros sobre el trabajo remoto: «Rework» y «Remote».
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
Monday
Es un tablero personalizable que sirve para gestionar proyectos, flujos de trabajo y tareas cotidianas pero tiene una vista panorámica de todos los procesos, lo que ayuda a ver el estatus de cada tarea y saber quién lo está llevando a cabo. También puedes realizar informes y utilizar el calendario para agendar las tareas de cada miembro del equipo. Monday tiene la opción de registro gratuito para usar la versión beta, y también tiene diferentes planes según la necesidad del cliente.
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
ActiveCollab
ActiveCollab es un software de gestión de proyectos que «brinda un control completo sobre su trabajo», según citan en su web. Se dirige a profesionales creativos, donde se puede realizar gestión de tareas, colaborar entre miembros del equipo, hacer un seguimiento del tiempo que toma cada proyecto y analizar el presupuesto. Además, limita el tiempo perdido con el correo electrónico. Debido a la crisis sanitaria del COVID-19, tienen una versión de prueba gratuita por 90 días para los nuevos usuarios.
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
Jira
Jira es un software permite hacer un seguimiento de tareas, errores y peticiones a través de la planificación, supervisación, lanzamiento de proyectos y realización de informes para los clientes. Se usa especialmente para equipos de software y programadores.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Asana
Esta plataforma de gestión laboral se enfoca en objetivos, proyectos y tareas diarias a través de la planificación y estructuración del trabajo. Puedes establecer prioridades y fechas límite en el cumplimiento de metas. Además de asignar tareas a un integrante en específico o conocer el estado de los diferentes proyectos que se están trabajando en el equipo. Asana también permite crear planes visuales para ver cada paso del proyecto, detectar riesgos y eliminar barreras.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Para almacenar y compartir archivos
Google Drive
¿Quién uso Google Drive para armar trabajos en el colegio o universidad? En mi caso, escribí mi libro de proyecto de título a punta de Google Drive y coordinación con mis compañeros en aquellos años. Hoy, es una excelente herramienta en el mundo del teletrabajo para compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones o formularios. Es muy útil porque te aseguras que está bien respaldado —ya que no está en tu computador, sino que se almacena en la famosa nube— y también puedes editar de forma simultánea y abrir desde tu celular, por lo que me ha servido cuando trabajo y viajo a la vez. Lo uso mucho para compartir archivos o carpetas específicas que trabajamos en conjunto o que necesitan revisión.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Dropbox
Casi el 99,9% de mis fotos de viajes están en Dropbox. Este servicio de alojamiento de archivos multiplataforma deja un respaldo de todo lo que tú guardes en la nube. Permite almacenar y sincronizar archivos en línea, los cuales puedes compartir con otros miembros del equipo en el teletrabajo. Es muy práctico para tener el respaldo fotográfico de tu empresa, como fotos de stock, gráficas y otros archivos importantes pero que no necesariamente utilizas todos los días.
↠ Disponible en iOS, Android y versión en escritorio.
OneDrive
Esta nube de almacenamiento pertenece a Microsoft y destaca porque puedes compartir diferentes archivos con los miembros de tu equipo, así como colaborar en tiempo real. Para compartir archivos o carpetas con otra persona, debes ingresar a OneDrive, mandar el vínculo o enlace por correo electrónico y listo.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
WeTransfer
La verdad es que WeTransfer me ha salvado la vida para enviar videos o una serie de fotografías que por su peso, jamás cargarían en un correo electrónico o perderían calidad si las mando por WhatsApp. Este servicio se basa en la transferencia de archivos de gran tamaño, todo de forma online. No necesitas crearte una sesión por lo que es muy sencillo de utilizar en el teletrabajo y puedes enviar hasta 2 GB en el plan gratuito: arrastras los archivos, anotas tu correo y el del destinatario y listo. Ahora último agregó una nueva función: te envía una contraseña para proteger los archivos antes de ser enviados. ¡Lo amo jajajá!
Un dato: tiene otros servicios muy prácticos para los trabajadores remotos. Paste, que sirve para presentar ideas creativas en equipo, ya sea a un cliente u otros compañeros; y Collect, para crear tableros colaborativos al estilo moodboard. Yo tengo este último en mi celular y es demasiado práctico.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Quip
Este editor de textos permite crear, editar y compartir documentos en línea. Quip combina documentos, hojas de cálculo, diapositivas y chat, todo en un solo sitio. Además, se puede compartir archivos, comentar textos y asignar tareas con fecha de caducación a personas específicas. Por último, puedes utilizar el chat dentro del panel, para coordinar con el equipo encargado del documento compartido.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Para agendar virtualmente con calendario
Google Calendar
Sigo siendo de la vieja escuela de la agenda de papel pero de todas maneras, Google Calendar es mi aliado a la hora de agendar y recordar eventos o reuniones que tengo durante la semana. La organización es clave en el teletrabajo. Lo mejor es que lo reviso desde mi celular, y así chequear información aunque no tenga mi computador o agenda a mano.
↠ Disponible en iOS, Android y uso en computadores.
Fantastical
Otra opción es Fantastical, que es más llamativa y estética que Calendar aunque cumple la misma función. Eso sí, como plus, es que tiene el pronóstico del tiempo de los próximos tres días. Ideal para quienes calendarizan eventos y necesitan estar monitoreando el clima.
↠ Disponible sólo para iOS y dispositivos móviles de Apple.
Y tú, ¿estás aplicando el teletrabajo a raíz del coronavirus? ¿Trabajabas así desde antes? ¿Conoces estas herramientas? Déjame tus dudas, preguntas o experiencias en los comentarios.